Меню

Что такое координатор свадьбы



Зачем нужен свадебный координатор: свадьба без волнений

Чем занимается свадебный координатор и почему без него никак не обойтись невестам, нам рассказала Ольга Чагина, руководитель службы координации мероприятий.

Свадебный координатор — кто он?

Изначально надо понимать, что работа свадебного координатора принципиально отличается от работы свадебного агентства или организатора. Организатор подбирает подрядчиков, разрабатывает концепцию свадьбы, ведёт проект совместно с парой от начала до конца.

Координатор же выполняет больше роль менеджера уже на финишной прямой, когда возникают технические вопросы. Именно он консолидирует всю информацию по проекту, отслеживает все возможные технические нюансы (выстраивание тайминга, логистики, монтажа) и контролирует выполнение всех процессов непосредственно в день мероприятия.

В случае, если есть агентство

Как правило, именно организатор готовит всю финальную информацию и документацию. Мы встречаемся всей командой за неделю до обсуждения деталей проекта и приступаем к работе непосредственно в день мероприятия или за несколько дней до него (если предстоит сложный монтаж или логистика).

В случае, если организатора нет

Мы становимся полноценными менеджерами проекта, помогая выстроить взаимодействие всех участников торжества. При этом мы не занимаемся подбором декораторов, площадки, подрядчиков, разработкой концепции, но можем дать рекомендации, опираясь на свой опыт.

Сколько необходимо координаторов

Забавные случаи:

Конечно, за долгую практику у нас накопилось много курьёзов. Однажды перед началом выездной церемонии пропал регистратор. Оказалось, она зашла в дамскую комнату, а там сломался замок. Все сбились с ног, пока искали её, но к счастью регистратора вызволили, мы начали вовремя, а гости ничего не заметили.

Ещё был случай, когда при сборах невесты в отеле мы обнаружили, что платье из салона накануне привезли с пятнами. Тогда нам помогла дружба с отелем, химчистка которого за полчаса привела всё в порядок. Невеста об этой накладке в тот день даже не узнала.

Регулярно мы сталкиваемся с ситуациями, требующими наличия минимальной аптечки: плохое самочувствие, укусы насекомых, порезы, обмороки и прочие инциденты. Поэтому все наши основные свадебные координаторы имеют сертификаты о прохождении курсов оказания первой помощи.

Источник

Кто такой свадебный координатор и зачем он нужен?

Услуги свадебного координатора приобретают все большую популярность на российских свадьбах. Что входит в обязанности этого человека и рационально ли его присутствие на Вашей свадьбе – Вы узнаете, прочитав данную статью.

Кто такой свадебный координатор?

Координатор – это человек, который следит за тем, чтобы в день свадьбы все прошло, как запланировано. Он согласовывает действия отдельных специалистов, контролирует своевременность тех или иных событий и решает мелкие проблемы, возникающие по ходу торжества.

Свадебный координатор – профессия хоть и интересная, но очень ответственная. Чтобы успешно справляться с многообразием возложенных на него задач, координатор должен обладать целым рядом качеств: организованность, хорошая память, стрессоустойчивость, находчивость, коммуникабельность и дипломатичность.

Зачем нужен свадебный координатор?

Что же конкретно входит в обязанности свадебного координатора? В зависимости от особенностей свадьбы, а также договоренностей с молодыми, круг обязанностей координатора может быть различен, но в целом его функции можно свести к пяти основным группам:

Взаимодействие со специалистами.
Накануне свадьбы координатор обзванивает всех специалистов на предмет готовности. Если свадьба в определенном цвете или стиле он рекомендует им соответствующий дресс-код. В день бракосочетания следит за тем, чтобы никто из участников не опоздал, контролирует подготовку к банкету и выездной регистрации, следит за работой официантов (своевременностью подачи блюд, напитков и торта). Обеспечивает согласованную работу отдельных подрядчиков и рассчитывается с ними за услуги.

Читайте также:  Бохо шик свадьба оформление

Взаимодействие с гостями.
Свадебный координатор отвечает на звонки и вопросы гостей (для этого его телефон можно указать в пригласительных), подсказывает, как добраться до нужного места, помогает им разместиться в банкетном зале, подсказывает, кто в какой машине перемещается во время прогулки, при необходимости вызывает такси в конце вечера.

Организационные вопросы.
Координатор контролирует расстановку и сервировку столов на банкете, расположение гостевых карточек и планов рассадки. Расставляет подаренные цветы. Следит, чтобы исполнители, присутствующие на свадьбе (видеографы, фотографы и др.) были накормлены, согласно договоренности с рестораном. Важнейшая задача координатора – проследить, чтобы ничего не было забыто: кольца, подушечка, свадебные аксессуары и прочее.
После окончания банкета – контролирует сбор оставшихся продуктов и напитков, а также цветов.

Тайм-менеджмент.
По-русски говоря «организация времени». Координатор может помочь невесте составить оптимальный план дня (в том числе и маршрут прогулок), в котором поминутно будут расписаны основные этапы торжества (тайминг). В день свадьбы он держит этот план перед собой и следит, чтобы все шло точно по графику.

Форс-мажоры.
Накладки и мелкие неприятности случаются на свадьбах довольно часто. Задача координатора — быстро найти выход из сложившейся ситуации. Так, например, свадебный координатор всегда имеет при себе аптечку, зонт, косметичку, салфетки, иголку с ниткой и другие предметы на разные случаи жизни.

Кроме того, свадебный координатор играет важную психологическую роль – он дает молодым ощущение того, что ситуация под контролем, а это в свою очередь спокойствие и уверенность, так необходимые в день свадьбы.

Координатор. Распорядитель. Организатор. В чем разница этих понятий?

Часто в свадебной лексике термин координатор и распорядитель употребляются со знаком равенства, однако, согласно мнению экспертов, отличие все же есть.

Свадебный распорядитель – это специалист, который не только осуществляет функции координирования в день свадьбы, но также активно помогает молодым на этапе подготовки. Он может посоветовать проверенных специалистов, съездить с молодоженами в банкетный зал, помочь с составлением меню, выбором торта, подсказать способы оптимизации свадебных расходов и т.д. Таким образом, понятие свадебный распорядитель несколько шире, чем просто координатор.

Свадебный организатор – это специалист (фирма), который, как видно из названия, занимается организацией свадьбы, вплоть до услуги «свадьба под ключ». Чаще всего в роли организатора выступает свадебное агентство. Организатор участвует на всех этапах свадебной подготовки, при желании молодых агентство может разработать стиль и концепцию свадьбы, подобрать всех специалистов (при этом организатор несет полную ответственность за качество оказываемых ими услуг), составить сценарий, предоставить свадебного распорядителя (координатора) и т.д. Этот вариант идеально подойдет, если вы не хотите (не можете) сами заниматься подготовкой к свадьбе, а также, если планируется масштабное торжество, организовать которое самостоятельно не представляется возможным.

Стоит ли лично Вам прибегать к помощи свадебного координатора?

Интернет пестрит противоречивыми мнениями по поводу того, нужен или нет координатор на свадьбе. Многие молодожены, которые воспользовались данной услугой, остались очень довольны. С другой стороны, есть огромное количество пар, которые могут заверить, что их свадьба прошла замечательно и без координатора. Стоит ли заказывать услуги координатора или нет – решать Вам, исходя из специфики Вашей свадьбы.

Вот ряд ситуаций, когда Вам стоит всерьез задуматься об обращении к координатору:

  • если Вы планируете выездную регистрацию (особенно когда регистрация и банкет в разных местах);
  • пышная свадьба с большим количеством участников (чем больше гостей и специалистов участвует в мероприятии, тем больше вероятность возникновения накладок);
  • если Вы измотаны предсвадебной подготовкой и чувствуете, что нервный срыв не за горами (в этом случае человек, на которого Вы сможете всецело положиться в день свадьбы, будет совсем не лишним);
  • если Вы не желаете отвлекаться в день свадьбы на мелкие организационные моменты и хотите освободить от этих обязанностей Ваших родственников.

Сколько стоят услуги свадебного координатора в Воронеже?

Цена на услуги свадебного координатора в Воронеже составляет в среднем 10000-15000 рублей.
Конечно, стоимость зависит от сложности торжества (количества гостей, задействованных специалистов, сценария и т.д.). Порой на особо пышных свадьбах работают сразу несколько координаторов, что, естественно, влияет на цену.
Часто свадебные агентства предоставляют координатора бесплатно при заказе у них определенного набора услуг.

Где найти свадебного координатора в Воронеже?

Несмотря на то, что услуга «свадебный координатор» сравнительно нова для нас, в Воронеже есть немало специалистов в этой сфере. Если Вам нужен хороший координатор или распорядитель на свадьбу – обратитесь в проверенное свадебное агентство Воронежа (большинство из них предоставляет подобную услугу).

Источник

Свадебная невеста 2021

Свадьба начинается здесь

Свадебный координатор: ДА или НЕТ?

В день свадьбы:
— контроль приезда стилистов;
— контроль приезда и работы фотографа и видеографа;
— контроль доставки букета невесты;
— контроль украшения автомобилей, проведения выкупа, сборов;
— организация движения кортежа;
— подготовка ресторана (контроль правильной расстановки столов, украшение зала, расстановка банкетных карточек и т.п);
— контроль оформления зала ресторана и подготовки персонала к банкету;
— встреча и размещение ведущих и артистов;
— обеспечение выполнения технического и бытового райдеров;
— контроль подготовки декораций к выездной церемонии;
— координация выездной церемонии;
— встреча гостей, помощь в рассадке гостей;
— контроль встречи молодых в ресторане;
— обеспечение своевременной и полной подачи блюд и напитков;
— встреча торта;
— решение организационных вопросов и трудностей, которые могут возникнуть у гостей в момент проведения банкета;
— расчет со всеми подрядчиками;
— контроль собирания в машину новобрачных всех необходимых вещей (бокалы, свидетельство, подарки, цветы и т.п).

Читайте также:  Какие свадьбы каждый год название

Обращаю внимание — саму свадьбу координатор не организует.

ВСЕ договоренности со специалистами — от и до — задача ОРГАНИЗАТОРОВ, т.е. молодоженов. Координатор отвечает только за точное соблюдение этих договоренностей.
К несчастью, это понимают далеко не все. Многие молодожены считают, что координатор — это палочка-выручалочка абсолютно во всех вопросах и чуть ли не должен ездить с невестой по магазинам выбирать платье. Это не так! Для того, чтобы специалист нес ответственность за ВСЮ свадьбу, т.е. за организацию, за подрячиков, за стиль — нужно обращаться к агентствам или распорядителям, а это совсем другой уровень цен, разумеется (в 3-4 раза выше). Безусловно, хороший координатор на этапе подготовки всегда поможет советом, обратит внимание на мелочи, о которых вы даже не задумывались, порекомендует специалистов. Но ответственность за орагнизацию свадьбы несете ВЫ. Например: на свадьбе один из гостей не удовлетворился напитками на столах и решил заказать дорогой алкоголь. А молодым в конце банкета выставили счет. Здесь координатор бессилен — молодоженам нужно было заранее договориться с рестораном, что оплата всех дополнительных заказов — за счет гостей, и чтобы официанты предупреждали об этом.

Поэтому давайте сразу договоримся: координатора нанимают на свадьбу, которая самостоятельно организована молодыми, однако они не хотят быть организаторами еще и в сам свадебный день.

Тут у очень многих возникает вопрос: а зачем платить?
Ведь заниматься организационными вопросами на свадьбе может мама, подруга, или вообще никто — специалисты и гости сами умные, и дорогу в ресторан найдут, и сделают то, что нужно — мы же договаривались!

Но реальность, к сожалению, далека от идеала.))))

Самоорганизованные гости, всё и всегда четко и правильно делающие подрядчики — это из области фантастики. Причем чем больше гостей и подрядчиков — тем маловероятнее, что всё будет идеально само собой.
Даже на маленькой свадьбе возникают непредвиденные обстоятельства. Что говорить о торжестве на 100 человек, да еще с покатушками, да еще с обильной концертной программой?
Кто думает, что со всем этим легко справиться — либо находится в самом начале пути подготовки, либо просто пофигист. Ибо чем дальше в лес — тем больше дров, чем глубже погружение в подготовку — тем больше деталей вылезает «из ниоткуда».

Суровая правда жизни — из реальных отзывов невест (орфография и пунктуация сохранены):

Про ресторан:
«Горки из шампанского обещенной не было. Офицанты после часа работы, ушли из зала и тупо сидели у себя, пришлось звонить менеджеру и просить их работать ( хотя за обслуживание мы отдельно запалатили ). После ухода диджея была включена умиротворяющая музыка и начали собирать со столов, хотя наши гости и не планировали уходить, я не скажу сколько сил мы потатили на то, что бы местны звукорежиссер включит хоть что то по веселее, опять звонили банкет менеджеру(ее в этот день не было в зале)… Еду естественно ни кто не собрал. Дали 2 контейнера с остатками салата. Хотя, даже на нашем столе оставалась не тронутая овощная и мясная нарезки. Алкоголь отдали, но тоже в странном количестве. Оказалось, что нашим гостям не хватило виски, но официанты забирали со стола наполовину выпитые бутылки ставили новые ( куда они по пол бутылки виски уносили не известно).»

Про декор:
«Начнем с того, что арка стояла не там, где должна была стоять (хотя это обсуждалось), но это не самое страшное.. Страшнее всего была сама арка: одна «»нога» арки стояла криво (перекошенная такая арка была)… Дальше еще интереснее: декоратор «забыла» украсить столик, на котором мы расписывались, не успела распечатать «бланк», в котором мы расписывались для наглядности… Заходим в зал и я вообще в шоке ) На столах гостей в вазах вместо «разноцветных гортензий, розочек, альстромерий и тд» стоят хризантемки (дай бог три веточки в вазе), вместо «маленьких розочек» в рюмочках стоят здоровущие (с кулак) белые розы. А на нашем столе вообще бардак: у нас в центре стола стоял маленький аквариум с двумя золотыми рыбками, но видимо декоратор «забыла» частично поменять рыбкам воду … поэтому посередь стола у нас стоял аквариум с мутной водой (рыб не видел никто!). И также, вместо маленьких розочек в обещанных ею маленьких вазочках стояли (или почти падали от собственной тяжести) белые здоровые розы ) Низ стола также был «недоукрашен», хотя все фотки как и что я хочу я высылала неоднократно!
И апогеем стало то, что когда декоратор насаживала на бокалы сделанные мною карточки рассадки в виде бабочек (согласно плана рассадки, который я предварительно выслала ей), она видимо «немного перепутала». В итоге, моя сестра сидела ко мне спиной, мои подружки сидели ко мне спиной (потом сами пересели)… На следующий день следующая свадьба, администраторы спрашивают меня в 9 утра: «а когда приедет ваш «декоратор» забрать все? А то уже следующие приехали украшать.» Я звоню декоратору, а она еще даже не шевелилась, чтобы выезжать и снимать все. В итоге, весь ее «декор» собирали декораторы следующей свадьбы. А она потом приехала, забрала собранный мешок и уехала.
И за все это безобразие мы отдали 30000 рублей.
Я потом долго еще переживала, даже плакала (ведь так долго готовились, столько времени и сил потратили, а тут один человек взял и все испортил). »

Читайте также:  Настя ивлиева свадьба элджея

Про салют:
«В день свадьбы когда должен был начаться салют мы вышли на улицу (а шел мелкий дождь вечером и он превратил дорогу в гололед) и никого не увидели.. Жениху пришлось бегать в темноте по базе и разыскивать пиротехника — который потом нам сказал что Много Раз звонил жениху и невесте на сотовый телефон. И это во время банкета))) ну скажите мне кто будет держать под рукой телефон во воемя Своей свадьбы и отвечать в разгар конкурсов на звонок с незнакомого телефона?!»

Очевидно, что всех этих проблем можно было избежать, если бы кто-то осуществлял КОНТРОЛЬ за подрядчиками. Потребовал установить обещанную горку шампанского. Попросил официантов вернуться на свои места и обслуживать гостей. Проследил за количеством вынесенного и оставшегося алкоголя и блюд. Отследил, чтобы арка стояла там, где надо, и такая, как надо. Проконтролировал правильную расстановку карточек рассадки. Напомнил о том, что декор мало смонтировать, его надо еще и демонтировать. Отвечал бы на звонки…
Именно координатор — человек, который этот контроль осуществит.

Почему не мама и не подруга?
В первую очередь потому, что и мама, и подруга — на свадьбе ГОСТИ, т.е. люди, пришедшие отдыхать, а не работать. А как же взаимовыручка? — спросите вы. А вам не жалко своих близких? — спрошу я. Почему они должны заниматься вопросами, от которых очень далеки и в случае проблем совершенно бессильны, т.к. просто не имеют опыта решения таких ситуаций? Чем больше и «сложнее» свадьба, тем больше будет вопросов и форс-мажоров в свадебный день, их решение может занять отнюдь не 5 минут. Вы реально хотите, чтобы ваши близкие не увидели свадьбы? Безусловно, родителей и друзей можно привлекать на этапе подготовки. Но в сам свадебный день — проявите уважение, дайте близким отдохнуть. Особенно родителям — они ключевые гости на свадьбе и не должны отвлекаться на посторонние вопросы.

Второй момент: с наемного человека совсем другой уровень спроса. Если ваши друзья-родственники забыли или не успели что-то сделать — вам остается максимум обидеться на них. Ни к какой ответственности вы их не призовете, а просто будете сами делать то, что должны были сделать они, в срочном порядке. В то время как хороший координатор дорожит своей репутацией и хочет получить от вас хорошие отзывы, поэтому старается сделать всё как следует, правильно и вовремя.

«Но это же дорого!»
Если бюджет свадьбы ну очень ограничен — наличие платного координатора его подорвет. Но, как правило, на свадьбу тратят 250 и более тысяч рублей. Стоимость координатора — в среднем 10 000 рублей, т.е. это менее 5% от всех затрат. В то время как услуга реально полезна, а многим — необходима.
Я предлагаю задуматься вот над чем: вы вкладываете в свадьбу огромные деньги, это стоимость автомобиля. Но почему-то готовы пустить события в этот день на самотек. В день, на который потрачено столько сил и средств, который запомнится на всю жизнь! Неужели вам это не кажется странным. Это все равно, что купить машину и посадить за руль человека, который вчера получил права и водить толком не умеет. Да, есть вероятность, что ничего не случится. Но гораздо, гораздо больше вероятности, что вашу машину раскокают в первый же день. Смешно экономить в мелочах, но при этом забывать о главном! Пусть за «рулем» вашего «авто» сидит профи, а вы просто наслаждайтесь поездкой.

1. Координатор — услуга для тех молодоженов, которые хотят и сами на своей свадьбе отдохнуть, и гостей не напрягать.
2. Даже если вы не хотите нанимать специалиста — вы должны четко распределить обязанности между гостями. Заниматься орг. вопросами на свадьбе самостоятельно — занятие крайне утомительное и отнимающее кучу времени. Обязательно должен быть человек, отвечающий на звонки и следящий за соблюдением тайминга. Обязательно должен быть кто-то, контролирующий декор и персонал в ресторане. Желательно, чтобы был ответственный за расчет с подрядчиками, чтобы они не шли к столу молодых за конвертами.
3. Чем больше свадьба, тем выше необходимость профессиональной помощи. Считаю, что для свадьбы от 50 человек координатор — 100% необходимость.
4. Чем больше информации вы передадите координатору, тем плодотворней будет ваше сотрудничество. Обговорите все нюансы. Если координатор должен контролировать декор — обязательно покажите все эскизы, фото, схемы, как это должно быть.

Источник